Keberadaan kegiatan pengarsipan atau kearsipan di Fisip Unmul adalah setua sejarah Fisip Unmul. Hal ini bisa dibuktikan dengan adanya arsip-arsip dokumen ketika awal mula Fakultas ini didirikan. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahun dan teknologi, kegiatan dan metode pengarsipan dari tahun ke tahun terus berkembang ke arah perbaikan sistem pengarsipan sebagai respon dari peningkatan volume arsip, serta ke arah peningkatan efisiensi kerja dalam pengarsipan.
Tonggak baru kegiatan kearsipan dimulai sejak 2018 dengan diangkatnya beberapa staf Fisip Unmul dalam jabatan fungsional Arsiparis. Pada saat itu pula, dibentuk Record Center untuk mewadahi kegiatan arsiparis dan menampung hasil kegiatan penataan kearsipan. Record Center ini awalnya berlokasi di lantai III Dekanat; sekarang di lantai I bergabung dengan Bagian TU di bawah koordinasi Kabag TU.
Record Center atau Unit Kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ini sekarang telah memodernisasi sistem kearsipan dinamis dan kearsipan statis. Untuk menangani arsip dinamis, digitalisasi arsip dan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) telah dilakukan. Untuk arsip statis, kategorisasi dan model penyimpanan arsip juga telah dibenahi/disempurnakan, termasuk pengonlinean arsip di web ini untuk memudahkan akses ke arsip-arsip statis yang banyak dan sering diperlukan.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:
- Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
- Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
- Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
- Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
